Es común que las empresas pospongan, eviten o rechacen la idea de sistematizar (documentar sus procesos), porque siempre hay otras cosas que son más prioritarias y/o urgentes por hacer. Saben que necesitan tenerlos, pero eso “puede esperar”, o “no es tan importante”. Lo que no se dan cuenta es que el postergar la sistematización de sus negocios tiene costos muy reales a nivel empresarial y personal. Y la magnitud del impacto es muy grande.
Como argumenta @David Jenyns – autor del libro #Systemology – lo que se pierde es lo que te revelaría el “Fantasma de las Navidades Futuras”: oportunidades desperdiciadas, tiempo familiar no aprovechado, viajes no realizados, libertad o independencia financiera perdida, relaciones dañadas, negocios fallidos… te sentirás “fundido” y potencialmente habrás perdido el amor por lo que haces… Si no se resuelve esta parte de la gestión empresarial, el destino más probable es el de frustración por haberle fallado a muchas personas en el camino… a ti mismo, a tu equipo, a tu familia.
Claramente, sistematizar es un proyecto empresarial que requiere compromiso y constancia, y las razones por las que este tipo de proyectos falla son muchas, pero al final pueden reducirse a dos: creemos que debemos sistematizar todo (primera falacia) y a un nivel de detalle muy alto (segunda falacia). Ni debemos sistematizar todo desde un inicio, ni debemos detallar todo. Únicamente lo que es crítico para entregar valor al cliente. Sobre esta primera iteración se construye el resto del andamiaje de los procesos… este será tema para otro artículo.
Es conveniente comprender que todo negocio pasa por cuatro fases en la evolución y madurez de sus procesos:
Fase de Sobrevivencia - Se improvisa y se apagan fuegos todo el tiempo. Los procesos se evitan y el dueño generalmente es un cuello de botella.
Fase del negocio Estacionaria – Los procesos están en las cabezas del equipo de trabajo y/o el dueño; dependen de la persona que los ejecuta, y estas personas entran y salen del negocio. No hay evolución.
Fase del negocio Escalable – Procesos parcialmente documentados, y hay que estar recordando continuamente que sean ejecutados. Aunque los sistemas existen, necesitan ser organizados de forma coherente y de fácil acceso.
Fase del negocio Vendible – Completamente documentados. La organización funciona como reloj suizo. Los procesos se convierten en “la forma que hacemos las cosas aquí”.
Es probable que quien esté leyendo este artículo haya vivido personalmente lo difícil que puede a veces ser sistematizar una empresa y hacer que todos funcionen organizada y armónicamente alrededor de sus procesos.
La realidad es que sin el compromiso de la Alta Gerencia o del Dueño, difícilmente se logra. Y el líder debe comprometerse a llevar a su organización al nivel que requiere. Si bien la cuarta etapa es la del negocio “Vendible”, no necesariamente significa que la meta sea vender el negocio. Se refiere más bien a el nivel de madurez organizacional requerido para que los procesos y sistemas creados sean parte del valor que adquiere quien compre hipotéticamente el negocio.
Sus sistemas se vuelven uno de los principales activos, si no es que el más importante, porque implica la no dependencia en personas clave para continuar funcionando.
En mi opinión, uno de los atractivos principales de sistematizar es que potencia muchas cosas. Sin embargo, la que quizá produce una mayor transformación en las empresas es que se deja de culpar a las personas por los errores y se empieza a buscar cómo mejorar los sistemas que producen los resultados, y esto en sí mismo es sumamente positivo.
Los sistemas y procesos liberan el potencial creativo y de innovación de las organizaciones, y a sus dueños les permite trabajar en aquello que más les apasiona y que quizá fue la razón por la que crearon su empresa desde el inicio.