Los que me conocen saben que el tema de la productividad personal es algo que siempre me ha interesado y apasionado. ¿Cómo hacer para aprovechar el tiempo de la mejor forma posible? Debo confesar que esta respuesta aún no la tengo. Yo mismo reconozco que estoy lejos de ser un modelo de la productividad personal. Sigo aprendiendo y sigo evolucionando, y quisiera compartirles un poco esa jornada en la que me encuentro con la esperanza de que a alguien pueda servirle.
Muchos sistemas de administración del tiempo hacen la falsa promesa de que el tiempo es administrable. Mi conclusión es que no lo es. Lo que podemos gestionar son nuestras prioridades para decidir en cada momento a qué dedicar nuestra atención y energía. Esta es la clave. Siempre habrá más cosas por hacer que tiempo para hacerlas, y siempre habrá más asuntos entrando a nuestro radar de atención que los que podemos atender. Y todo esto debe ocurrir a través de la inversión de nuestro esfuerzo y energía, el cual es un recurso finito. La conclusión es simple, pero a la vez compleja: debemos hacer el mejor uso del tiempo disponible enfocando nuestra atención y energía en aquellas acciones que tengan el mayor impacto en las metas que nos hayamos propuesto alcanzar. Esto lleva implícito el hecho de que necesariamente deberemos tomar decisiones sobre las cosas que hay que hacer, pero también sobre las que no – y quizá esto último es más importante. También implica que si queremos elevar el nivel de impacto de nuestra actividad, debemos orientarla hacia aquellas tareas que producirán un mayor retorno para nosotros (no necesariamente monetario).
Otros aspectos para considerar son nuestros estilos de trabajo y la forma en que procesamos la información, nuestro nivel de comodidad con la estructuración de tareas y qué tanto control tenemos sobre estas (tanto para definirlas como para actuar sobre ellas).
Es un hecho que la economía de hoy depende mucho más de los llamados “knowledge workers” o trabajadores del conocimiento. En épocas anteriores, la productividad era más fácil de medir: producías una cierta cantidad de widgets por unidad de tiempo y se podía comparar este número para entender si dos líneas de producción, por ejemplo, tenían diferencias en productividad entre sí. Con trabajadores del conocimiento es mucho más complicado, porque ¿cómo mides el output de una persona cuya materia prima es fundamentalmente algo intangible - el conocimiento - y que además produce otro intangible como resultado: más, o nuevos niveles de conocimiento? Realmente no es tarea fácil, y quizá no amerite tratar de medirlo así.
Personalmente he intentado muchas cosas para tratar de crear un sistema que me permita trabajar de una forma más o menos consistente y que produzca resultados predecibles. He probado distintos métodos de trabajo, técnicas varias, leído toneladas de papel en libros relacionados al tema, y lo que he concluido es que hay cinco cosas que debemos tener definidas antes de decidir qué método o técnica de gestión de la productividad es mejor para nosotros:
Visión clara de lo que queremos alcanzar y por qué – Es importante hacer el ejercicio personal de cuál es la historia detrás de nuestra visión en la vida. Lo que a nivel fundamental, y en todas las áreas importantes queremos alcanzar o lograr. El sentido de por qué hacemos lo que hacemos. No basta con tener una visión clara: hay que hacerla operativa, accionable. Esto sólo se logra haciendo el trabajo de aterrizar nuestros sueños a realidades concretas e inmediatas que podemos ir alcanzando gradualmente.
Entendimiento de lo que es crucialmente importante – No todo lo que demanda nuestra atención merece una respuesta o acción de nuestra parte. Muchas veces olvidamos esto y pagamos el precio. Es una buena práctica reflexionar diariamente sobre lo que esperamos lograr y semanalmente evaluar y ponderar qué esperamos lograr en la siguiente. Las actividades que sean las más importantes, y que se deberían desprender de la visión que hemos definido, son las que deberíamos programar primero en nuestro calendario. Todo lo demás se programa alrededor, se difiere, se delega, o se elimina.
Conciencia de nuestros ritmos de energía y atención durante el día – Cada persona experimenta durante el día distintos niveles de energía y atención, los cuales están determinados por su nivel general de salud, condición física, hábitos de sueño, niveles de estrés, entre otras cosas. Lo importante es entender a qué hora del día se presentan estos picos y programar todo alrededor de ellos. En estos momentos deberíamos, por lo general, programar aquellas actividades que requieran concentración o creatividad de nuestra parte; las tareas que son de baja demanda energética o atención, como contestar emails por ejemplo, pueden ser postergadas para los momentos del día donde nuestros niveles de energía y atención caen naturalmente. Mi experiencia personal es que el programar nuestras tareas alrededor de nuestros ritmos naturales de energía puede incrementar nuestra productividad de un 20 a un 30%.
Eliminar distracciones – Las distracciones pueden presentarse de muchas formas y nuestro sistema de trabajo debe ser lo suficientemente flexible para atender aquellas que genuinamente sean impostergables o ineludibles. La clave es decidir con anticipación cómo reaccionaremos ante determinadas formas de distracción que podemos anticipar y eliminar aquellas que nosotros mismos nos generamos. Esta parte puede ser en sí misma la que haga la diferencia más grande en nuestro sistema. El continuo bombardeo al que estamos sujetos por mensajes, correos electrónicos lo hace complejo de manejar.
Invertir tiempo hoy para crearnos más tiempo a futuro – En otras palabras, dedicar tiempo a crear los sistemas de trabajo que permitan más adelante apalancar nuestros esfuerzos al delegarlos, o no tener que repetirlos. Esto es el equivalente a invertir tiempo hoy para obtener retorno de tiempo a futuro, y al igual que con el dinero, se comporta como el interés compuesto: el rendimiento se vuelve exponencial.
Para aquellos de ustedes que les interese el tema, este artículo puede servirles para encontrar un sistema de productividad que se adapte a su estilo propio: https://todoist.com/productivity-methods.
(Nota: aunque personalmente utilizo Todoist para gestionar mis tareas, no es mi intención promover el uso de esta herramienta de ninguna manera al sugerir este artículo).
Termino estas reflexiones como inicié, reiterando que sigo aprendiendo y evolucionando en este camino de entender, potenciar y maximizar mi productividad personal. Los invito a comentar en este artículo, y a conectar, si es algo que les interese también.