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Es común en el ambiente empresarial escuchar que las empresas han iniciado algún tipo de iniciativa encaminada a gestionar el desempeño de sus organizaciones para asegurarse de que las diferentes áreas de la empresa se alinean y encaminan sus esfuerzos al logro de los objetivos definidos desde la estrategia. Dos de las herramientas que con más frecuencia se utilizan para este propósito son los OKRs (Objectives and Key Results – Objetivos y resultados clave) y los KPIs (Key Performance Indicators – Indicadores Clave del Desempeño). Si bien ambas metodologías son ampliamente utilizadas y conocidas, aún existe mucha incertidumbre sobre si un sistema de gestión del desempeño en una empresa debe elegir entre una u otra metodología o si ambas son complementarias. En el presente artículo quisiera presentar el argumento a favor de cada metodología para medir y gestionar el desempeño, y también presentar el por qué pienso que ambas metodologías pueden complementarse adecuadamente en el día a día de la gestión empresarial.
Los OKR son un marco de gestión (framework) utilizado para definir y rastrear objetivos y sus resultados. Popularizados por empresas como Google e Intel, los OKRs ayudan a mejorar la alineación organizacional y la concentración en la estrategia. La estructura de los OKRs se compone de:
Objetivos: Son enunciados cualitativos que describen lo que se desea lograr. Suelen ser ambiciosos y aspiracionales para motivar e inspirar a los equipos de trabajo.
Resultados Clave: Son medidas cuantitativas específicas que indican cómo se logrará el objetivo. Son verificables y permiten medir el progreso hacia la meta de forma fácil. Un objetivo puede tener varios resultados clave asociados.
Un ejemplo de OKR podría ser: “Aumentar la satisfacción de nuestros clientes”, y los resultados clave asociados podrían incluir “incrementar la calificación de satisfacción del cliente de 75 a 85”, o “reducir el tiempo de respuesta del área de servicio al cliente a menos de 24 horas”.
Los KPI son métricas que las organizaciones utilizan para evaluar el rendimiento y el desempeño en relación con los objetivos estratégicos. Los KPIs son esenciales para monitorear y gestionar la eficiencia operativa y el progreso hacia metas específicas. A diferencia de los OKR, que son adaptados con frecuencia a las necesidades cambiantes de la organización, los KPI suelen ser más estables y consistentes en el tiempo.
Ejemplos de KPIs incluyen la “tasa de retención de clientes”, “margen de utilidad neta”, “tiempo medio de producción”, por ejemplo. Estas métricas permiten a las empresas identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para optimizar el desempeño.
Una comparación entre ambas metodologías podría ser la siguiente:
En mi opinión, es posible diseñar un sistema de gestión del desempeño que incluya tanto OKRs como KPIs porque ambos se complementan muy bien, aunque son herramientas diferentes. Los OKR establecen las metas importantes que emanan de la estrategia y definen los resultados a corto plazo, mientras que los KPI permiten dar un seguimiento continuo del desempeño, rendimiento y progreso hacia el logro de esos objetivos. Los OKR se podrían revisar trimestralmente y los KPI continuamente. Usar ambas metodologías permite a las organizaciones no sólo fijar metas ambiciosas y alinearse internamente para lograrlas, sino también pueden monitorear de forma constante y hacer ajustes necesarios sobre la marcha de forma muy fácil.
Implementación de OKRs y KPIs
Para implementar un sistema híbrido de OKRs y KPIs, es necesario mantener presentes algunos principios básicos que ayudarán a este propósito:
Claridad y simplicidad – Los objetivos y los indicadores deben ser claros y fácilmente comprensibles para todos en la organización. Esto facilita la alineación y el seguimiento.
Medición precisa y continua – Utilizar herramientas y tecnologías que permitan medirlos resultados clave y los KPIs de forma precisa – idealmente en tiempo real cuando esto sea posible. Esto es necesario para poderse adaptar rápidamente y hacerlo siempre basado en datos.
Revisión regular – Establece ciclos de revisión regulares para cada uno. La sugerencia es hacerlo de forma trimestral para los OKRs y de manera continua para los KPIs. Esto permite mantener a todos alineados y en la ruta correcta, además de facilitar la adaptación a cualquier situación que se vaya presentando.
Crear una cadencia de reuniones de revisión – En nuestra práctica hemos visto que hay cinco reuniones que son necesarias para gestionar una organización de manera correcta y mantener el desempeño en la agenda de trabajo de forma permanente. No se requiere más que esto. Estas cinco reuniones son para revisar avances y alinear a todos los participantes hacia el logro de los objetivos. Estas cinco reuniones sugeridas son:
Reunión de todo el personal (all staff) – sirve para unificar al equipo alrededor de las prioridades estratégicas. En esta reunión se dan actualizaciones, reconocimientos y cada departamento o área comenta cómo están apoyando al logro de las metas generales.
Reunión del equipo de liderazgo – Reunión de los líderes para alinear prioridades y coordinarse entre sí. Sirve para eliminar obstáculos y aprender juntos.
Stand-up del departamento o área de trabajo – diariamente, enfocada en la retroalimentación y orientación de la contribución individual.
Uno a uno con reportes directos – necesaria para retroalimentar y dar claridad sobre el nivel de desempeño y las expectativas.
Evaluación de desempeño trimestral – Esta reunión debe centrarse en la pregunta, ¿Cómo lo estoy haciendo? No es una reunión para elogiar o regañar, sino para dar retroalimentación y busca mejorar desempeño.
En conclusión, la implementación de un sistema de gestión del desempeño que utilice OKRs y KPIs de forma complementaria puede ser una herramienta clave para dirigir el rumbo de nuestras organizaciones. El comprender cómo cada herramienta se posiciona y puede ayudar a nuestras empresas a mejorar es un recurso invaluable en nuestro arsenal de competitividad en el mercado.
Espero encuentres este artículo útil.
Johannes
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